Sok cégnél az onboarding folyamat ma is pusztán adminisztratív lépések sorozataként működik: szerződés, belépőkártya, informatikai hozzáférések. Az új dolgozó gyakran egyedül ül az irodában, hosszú szabályzatokat olvasgat, és próbálja megérteni, hogyan illeszkedik be az új környezetbe. Pedig a kutatások rendre bizonyítják, hogy az első napok és hetek élményei döntő hatással vannak arra, hogy a munkavállaló mennyire köteleződik el hosszú távon. Egy Gallup-felmérés szerint a strukturált onboarding folyamatot alkalmazó vállalatoknál 70 százalékkal magasabb a dolgozói lojalitás, és az új munkatársak akár 82 százalékkal gyorsabban érik el a teljes produktivitást.
Miért kulcselem az onboarding folyamat a munkavállalói megtartásban?
Az első benyomás minden munkakapcsolatban meghatározó. Egy új dolgozó az első napokban méri fel, mennyire érzi magát támogatottnak és mennyire fontos számára a szervezet. Ha pozitív élményekkel indul a kapcsolat, gyorsabban találja meg a helyét, szorosabb érzelmi kötődést alakít ki, és nagyobb valószínűséggel marad hosszú távon. A Deloitte kutatásai szerint a fluktuáció ötödét az első 45 napban tapasztalják a cégek – ami azt mutatja, hogy az elköteleződés szempontjából kritikus időszakról van szó.
Az onboarding tehát messze nem csak arról szól, hogy valaki megkapja a belépőkódját vagy elolvassa a házirendet. Sokkal inkább annak a folyamata, hogyan tudja megélni: „erre a helyre vártak engem, és itt valóban számítok”.
A pozitív első benyomás és a jól működő onboarding folyamat a vállalat employer branding stratégiájának is fontos pillére lehet, hiszen közvetlenül hat a munkáltatói márka vonzerejére.
Az onboarding folyamat három fázisa – és a tipikus hibák
Egy jól felépített onboarding három egymásra épülő szakaszból áll:
Pre-onboarding – a belépés előtti hetek, amikor már elindulhat a kapcsolatépítés. Egy rövid üdvözlő üzenet, egy információs csomag vagy akár egy kisebb ajándék azt sugallja, hogy az új kolléga fontos a szervezetnek. Ha ez elmarad, a belépő munkatárs bizonytalansággal, kérdésekkel érkezik.
Az első napok – ekkor formálódik a legerősebben az élmény. A hibát sok cég itt követi el: a hangsúly kizárólag az adminisztráción van, és kevés figyelmet kap a kulturális beillesztés. Egy mentor kijelölése, egy előre tervezett program és a csapat megismerésének lehetősége nagy különbséget jelenthet. Fontos, hogy az új munkatárs az első napokban ne legyen túlterhelve folyamatos multitasking helyzetekkel, hanem fokozatosan, strukturáltan ismerje meg a feladatait.
Az első három–hat hónap – a valódi integráció időszaka, amikor a munkavállaló már mélyebben megérti a cég működését. Ha nincs rendszeres visszajelzés és támogatás, könnyen előfordulhat, hogy ugyan dolgozik, de érzelmileg továbbra is kívülállónak érzi magát.
Élményalapú onboarding: mit tanulhatunk a tech szektorból?
A technológiai cégek különösen jól mutatják be, hogyan lehet az onboardingot élménnyé tenni. A Google híres „Noogler” programja például egyszerre biztosít szakmai tréninget és közösségi élményeket: mentorálás, játékos kihívások és közös rendezvények segítik az új belépők beilleszkedését.
A lényeg itt az, hogy az onboarding ne csak információátadás legyen, hanem érzelmi kötődést is építsen. A kulturális integráció, a csapatélmény és a közös történetek legalább annyira számítanak, mint a szakmai feladatok elsajátítása. A HR vezetőknek érdemes átgondolniuk, hogyan tudják a saját szervezetükben megvalósítani az élményalapú megközelítést – akár kisebb lépésekkel is.
Az élményalapú onboarding részeként egy kisebb közös program vagy akár professzionális céges rendezvényszervezés is erősítheti a csapathoz tartozás érzését.
Automatizált vagy személyes? Az egyensúly szerepe
Az utóbbi években egyre több cég használ digitális HR-eszközöket, amelyek gyorsítják és egyszerűsítik az adminisztratív folyamatokat. Az online platformok és e-learning rendszerek sok feladatot automatizálhatnak, de ha az onboarding kizárólag gépies megoldásokból áll, személytelenné válik. Az online tréningek, mentorprogramok és digitális platformok ma már az onboarding eszközei közé tartoznak, amelyek nagyban megkönnyítik a folyamatot.
A siker kulcsa az egyensúly. Ami automatizálható – például a szerződések vagy az IT-hozzáférések kezelése – nyugodtan bízható digitális eszközökre. Ugyanakkor a személyes élményt nem szabad elhagyni: a vezető személyes köszöntője, a mentorálás és a csapatépítő programok pótolhatatlanok. Egy Microsoft-kutatás szerint azok, akik személyes kapcsolatot is kaptak az onboarding során, harmadával nagyobb arányban maradtak hosszabb távon a cégnél.
Az onboarding és a fluktuáció kapcsolata
A tudatosan megtervezett onboarding közvetlenül hozzájárulhat a fluktuáció csökkentéséhez, hiszen az új belépők nagyobb eséllyel érzik magukat megbecsültnek és támogatottnak.
A számok önmagukért beszélnek. A SHRM adatai alapján egy új dolgozó elvesztése a fizetésének akár háromszorosába is kerülhet a szervezetnek. Az exit interjú tapasztalatai gyakran világosan rámutatnak arra, hogy a gyenge vagy hiányos onboarding az egyik fő oka a korai lemorzsolódásnak. A LinkedIn felmérései szerint a tudatos onboardinggal rendelkező cégek felére csökkentik az első éves lemorzsolódást. Ráadásul a Work Institute kutatása szerint a kilépések közel egyharmada közvetlenül a gyenge beillesztésből fakad.
Ez világosan mutatja, hogy az onboarding nem pusztán HR-feladat, hanem üzleti érdek is. A megfelelő belépési élmény képes csökkenteni a költségeket, erősíteni a vállalati kultúrát és növelni a munkavállalói elköteleződést.
Öt tipp, amivel onboarding folyamatod valóban hatni tud
Kezdd el a kapcsolatépítést még a belépés előtt, például egy személyes üzenettel vagy rövid bemutatkozó videóval.
Adj mentort vagy „buddy-t” az új kollégának, hogy mindig legyen kihez fordulnia.
Készíts előre tervezett első hetet, amelyben a szakmai és közösségi elemek egyensúlyban vannak.
Adj gyors sikerélményeket, amelyek megerősítik az új munkatársat abban, hogy értékes tagja a csapatnak.
Mérd az onboarding élményét és fejleszd folyamatosan, a visszajelzések alapján alakítva a programot.ű
Összegzés - Onboarding folyamat
Az onboarding folyamat ma már nem egyszerűen a belépési adminisztrációról szól, hanem stratégiai eszköz lehet a munkavállalói lojalitás és a teljesítmény növelésében. Az élményalapú, személyes és folyamatosan fejlesztett programok csökkentik a fluktuációt, erősítik a kultúrát és hosszú távon üzleti előnyt teremtenek.
A kérdés csak az: vajon a te cégednél is készen álltok arra, hogy az onboardingot valódi stratégiai fegyverként vessétek be?
A Touché Event Kft. személyre szabott rendezvény- és kreatív élménymegoldásokkal segíti a vállalkozásokat és HR vezetőket abban, hogy a munkavállalók beilleszkedése ne csak gördülékeny, hanem emlékezetes és motiváló élmény is legyen – kérjen személyre szabott ajánlatot csapatunktól!
Nyeremény: 25.000 Ft értékű voucher a Séf asztala étterembe.